FAQ: E-Rechnung
Häufige Fragen zur E-Rechnung, ZUGFeRD, XRechnung und der E-Rechnungspflicht seit 2025.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Sie ermöglicht die automatische Verarbeitung durch Software. Im Gegensatz zu einer einfachen PDF-Rechnung enthält eine E-Rechnung maschinenlesbare Daten in einem standardisierten Format wie ZUGFeRD oder XRechnung.
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht in Deutschland?
Die E-Rechnungspflicht für B2B-Transaktionen gilt seit dem 01.01.2025. Ab diesem Datum müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Eine Übergangsfrist bis Ende 2027 erlaubt es, weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen zu versenden, wenn der Empfänger zustimmt. Ab 2028 ist die E-Rechnung für alle inländischen B2B-Umsätze verpflichtend.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das eine PDF-Datei mit eingebetteter XML-Datei kombiniert. Es ist für private Unternehmen ideal, da es sowohl maschinell als auch visuell lesbar ist. XRechnung ist ein reines XML-Format ohne visuelle Darstellung und wird hauptsächlich für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) verwendet. Beide Formate erfüllen die EU-Norm EN 16931.
Welche ZUGFeRD-Profile gibt es?
ZUGFeRD bietet verschiedene Profile je nach Komplexität: MINIMUM (nur Grunddaten), BASIC WL (Basis ohne Positionen), BASIC (mit Positionen), EN 16931 (Comfort, EU-konform), und EXTENDED (alle Felder). Für die meisten Anwendungsfälle empfehlen wir BASIC oder EN 16931 (Comfort).
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen erstellen?
Ja, auch Kleinunternehmer sind von der E-Rechnungspflicht betroffen, wenn sie Rechnungen an andere Unternehmen stellen. Die Umsatzsteuerbefreiung nach §19 UStG ändert nichts an der Pflicht zur E-Rechnung. Kleinunternehmer können unseren kostenlosen Generator nutzen, um ZUGFeRD-konforme Rechnungen ohne Umsatzsteuer zu erstellen.
Was ist eine Leitweg-ID?
Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Kennung für den Rechnungsempfänger bei öffentlichen Auftraggebern. Sie besteht aus mehreren Teilen: Grob-Adresse (Bundesland/Behörde), Fein-Adresse (Organisationseinheit) und optional einer Prüfziffer. Die Leitweg-ID ist Pflicht bei XRechnungen an Bund, Länder und Kommunen.
Kann ich meine bestehende Buchhaltungssoftware weiternutzen?
Die meisten modernen Buchhaltungsprogramme unterstützen bereits E-Rechnungen oder werden entsprechende Updates bereitstellen. Prüfen Sie bei Ihrem Anbieter, ob ZUGFeRD und XRechnung unterstützt werden. Alternativ können Sie unseren kostenlosen Generator nutzen, um einzelne E-Rechnungen zu erstellen.
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
E-Rechnungen unterliegen denselben Aufbewahrungsfristen wie Papierrechnungen: 10 Jahre für steuerrelevante Dokumente gemäß §14b UStG und §147 AO. Die Rechnungen müssen während dieser Zeit unveränderbar und jederzeit lesbar archiviert werden.
Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung erstelle?
Während der Übergangsphase (bis Ende 2027) können mit Zustimmung des Empfängers noch Papier- oder PDF-Rechnungen versendet werden. Ab 2028 kann das Nichterstellen von E-Rechnungen zu Problemen bei der Vorsteuerabzugsberechtigung des Empfängers führen. Sanktionen sind derzeit nicht vorgesehen, aber die Einhaltung wird empfohlen.
Ist eine eingescannte Rechnung eine E-Rechnung?
Nein, eine eingescannte Papierrechnung oder ein per E-Mail versendetes PDF sind keine E-Rechnungen im Sinne der Norm. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format wie ZUGFeRD oder XRechnung vorliegen, das die automatische Verarbeitung ermöglicht.