E-Rechnung erstellen - Kompletter Guide 2026

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das die automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Anders als ein einfaches PDF enthält eine E-Rechnung maschinenlesbare Daten im XML-Format.

Die wichtigsten Merkmale einer E-Rechnung:

• Strukturiertes Format: Daten sind in einem standardisierten XML-Format hinterlegt
• Maschinenlesbar: Automatische Verarbeitung ohne manuelle Dateneingabe
• Rechtssicher: Entspricht den Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU
• Medienbruchfrei: Durchgängig digitaler Prozess von Erstellung bis Archivierung

E-Rechnungspflicht seit 2026

Seit dem 1. Januar 2026 ist die E-Rechnung im B2B-Bereich in Deutschland verpflichtend. Das bedeutet:

Empfangspflicht (sofort gültig)

Jedes Unternehmen in Deutschland muss seit dem 01.01.2026 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Eine Ablehnung von E-Rechnungen ist nicht mehr zulässig.

Versandpflicht (mit Übergangsfristen)

Ausnahmen

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR
• Fahrausweise
• Rechnungen an Privatpersonen (B2C)

ZUGFeRD vs. XRechnung: Die Unterschiede

In Deutschland sind zwei E-Rechnungsformate etabliert: ZUGFeRD und XRechnung. Beide erfüllen den europäischen Standard EN 16931, unterscheiden sich aber in ihrer Struktur.

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland)

ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das eine visuelle PDF-Datei mit einer eingebetteten XML-Datei kombiniert:

• PDF/A-3: Langzeitarchivierungsfähiges PDF-Format
• Eingebettete XML: Maschinenlesbare Rechnungsdaten im Factur-X/ZUGFeRD-Format
• Menschenlesbar: Das PDF kann normal geöffnet und gelesen werden
• Ideal für: B2B-Geschäftsbeziehungen, wo beide Seiten die Rechnung lesen möchten

ZUGFeRD-Profile:

• MINIMUM: Nur grundlegende Daten
• BASIC WL: Ohne Positionsebene
• BASIC: Vollständige Rechnung ohne Details
• EN 16931 (COMFORT): EU-konform mit allen Pflichtfeldern
• EXTENDED: Erweitert für komplexe Anforderungen

XRechnung

XRechnung ist ein reines XML-Format ohne visuelle Darstellung:

• Nur XML: Keine PDF-Komponente
• UBL oder CII: Zwei technische Ausprägungen verfügbar
• Leitweg-ID: Pflichtfeld für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber
• Ideal für: Rechnungen an Behörden und öffentliche Auftraggeber

Welches Format wählen?

Pflichtangaben einer E-Rechnung

Eine E-Rechnung muss alle gesetzlichen Pflichtangaben nach §14 UStG enthalten, plus zusätzliche Anforderungen des jeweiligen Formats:

Gesetzliche Pflichtangaben (§14 UStG)

1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
2. Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
3. Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers
4. Rechnungsdatum (Ausstellungsdatum)
5. Fortlaufende Rechnungsnummer (eindeutig und einmalig)
6. Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang der Leistung
7. Zeitpunkt der Lieferung/Leistung oder Vorauszahlung
8. Netto-Entgelt (aufgeschlüsselt nach Steuersätzen)
9. Steuersatz und Steuerbetrag (oder Hinweis auf Steuerbefreiung)
10. Ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung (z.B. bei Kleinunternehmern)

Zusätzliche Angaben für E-Rechnungen

• Käufer-Referenz (Bestellnummer, Vertragsnummer)
• Zahlungsbedingungen und Fälligkeitsdatum
• Bankverbindung des Rechnungsstellers
• Leitweg-ID (nur bei XRechnung an Behörden)
• IBAN/BIC für Zahlungsabwicklung

E-Rechnung erstellen: Schritt-für-Schritt

Mit unserem kostenlosen E-Rechnungsgenerator erstellen Sie in wenigen Minuten eine konforme ZUGFeRD- oder XRechnung:

Schritt 1: Rechnungsformat wählen

Entscheiden Sie, ob Sie eine ZUGFeRD-Rechnung (PDF mit XML) oder eine XRechnung (reines XML) benötigen. Für Behörden ist XRechnung mit Leitweg-ID erforderlich.

Schritt 2: Absender-Daten eingeben

Geben Sie Ihre vollständigen Unternehmensdaten ein:

• Firmenname und Rechtsform
• Vollständige Anschrift
• Steuernummer oder USt-IdNr.
• Bankverbindung (IBAN, BIC)
• Optional: Firmenlogo

Schritt 3: Empfänger-Daten erfassen

Erfassen Sie die Daten Ihres Kunden:

• Name/Firma des Empfängers
• Vollständige Anschrift
• Bei Behörden: Leitweg-ID

Schritt 4: Rechnungspositionen hinzufügen

Fügen Sie alle Leistungen oder Produkte hinzu:

• Beschreibung der Leistung
• Menge und Einheit
• Einzelpreis (netto)
• Steuersatz (19%, 7% oder 0%)

Schritt 5: Zahlungsbedingungen festlegen

Definieren Sie die Zahlungsmodalitäten:

• Zahlungsziel (z.B. 14 Tage)
• Skonto-Bedingungen (optional)
• Zahlungshinweise

Schritt 6: E-Rechnung generieren und herunterladen

Nach der Prüfung Ihrer Eingaben wird die E-Rechnung generiert:

• Bei ZUGFeRD: PDF/A-3 mit eingebettetem XML
• Bei XRechnung: XML-Datei zum Download

E-Rechnung validieren

Bevor Sie eine E-Rechnung versenden, sollten Sie diese validieren. Eine Validierung prüft:

Was wird geprüft?

• Syntaktische Korrektheit: Ist das XML-Format korrekt?
• Semantische Korrektheit: Sind alle Pflichtfelder vorhanden?
• Rechenprüfung: Stimmen die Summen?
• Formatkonformität: Entspricht die Rechnung dem gewählten Standard?

Kostenlose Validierungstools

• KoSIT Validator: Offizieller Validator für XRechnung
• Unser integrierter Validator: Prüft Ihre Rechnung vor dem Download

Häufige Validierungsfehler

• Fehlende Pflichtfelder (z.B. Steuernummer)
• Ungültige Leitweg-ID
• Rechenfehler bei Summen
• Falsches Datumsformat

Archivierung von E-Rechnungen

E-Rechnungen unterliegen den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff):

Aufbewahrungsfristen

• 10 Jahre: Für alle Rechnungen (Buchungsbelege)
• Unveränderbarkeit: Das Original muss erhalten bleiben
• Lesbarkeit: Muss über den gesamten Zeitraum lesbar sein

Anforderungen an die Archivierung

• Revisionssicher: Nachträgliche Änderungen müssen erkennbar sein
• Vollständigkeit: Alle Rechnungen müssen archiviert werden
• Ordnung: Systematische Ablage mit Suchfunktion
• Zugänglichkeit: Für Betriebsprüfungen verfügbar

Archivierungsformate

Bei ZUGFeRD muss sowohl das PDF als auch das eingebettete XML archiviert werden. Ein erneutes Ausdrucken und Einscannen ist nicht zulässig - die elektronische Originalversion muss erhalten bleiben.

Häufige Fehler vermeiden

Diese Fehler führen häufig zur Ablehnung von E-Rechnungen:

Formale Fehler

• Unvollständige Angaben: Fehlende Pflichtfelder
• Falsche Steuernummer: Ungültiges Format oder veraltete Nummer
• Rechnungsnummer: Nicht eindeutig oder fortlaufend
• Falsche Leitweg-ID: Bei XRechnung an Behörden

Rechenfehler

• Rundungsdifferenzen: Besonders bei Steuersätzen
• Falsche Summierung: Netto, Steuer, Brutto stimmen nicht überein
• Mengenfehler: Einheit und Menge passen nicht

Technische Fehler

• Falsches Format: PDF statt E-Rechnung an Behörde
• Ungültige XML-Struktur: Syntaxfehler im XML
• Falsche Kodierung: Sonderzeichen werden falsch dargestellt

So vermeiden Sie Fehler

1. Nutzen Sie einen validierten E-Rechnungsgenerator
2. Prüfen Sie alle Eingaben vor dem Versand
3. Testen Sie das Format mit dem Empfänger
4. Archivieren Sie Validierungsprotokolle