E-Rechnung für Handwerker - Pflichten ab 2026

E-Rechnungspflicht auch für Handwerker

Seit dem 1. Januar 2026 gilt die E-Rechnungspflicht – und ja, sie betrifft auch Handwerksbetriebe. Egal ob Elektriker, Maler, Installateur oder Schreiner: Wenn Sie an andere Unternehmen Rechnungen stellen, müssen diese bald im E-Rechnungsformat sein.

Was bedeutet das für Ihren Betrieb?

Empfangspflicht (seit 01.01.2026):

• Sie müssen E-Rechnungen empfangen können
• Ein E-Mail-Postfach reicht aus
• Keine Ablehnung von E-Rechnungen erlaubt

Versandpflicht (mit Übergangsfristen):

Wann müssen Sie E-Rechnungen erstellen?

E-Rechnung erforderlich bei:

• Rechnungen an GmbH, AG, UG, KG, OHG
• Rechnungen an andere Handwerksbetriebe
• Rechnungen an Freiberufler (Steuerberater, Anwälte etc.)
• Gewerbliche Kunden aller Art

E-Rechnung NICHT erforderlich bei:

• Rechnungen an Privatpersonen (B2C)
• Kleinbetragsrechnungen unter 250 EUR
• Fahrausweise und ähnliche Dokumente

Praxis-Beispiel

Herr Müller, Elektriker:

• Auftrag: Elektroinstallation für Zahnarztpraxis (GmbH)
• Rechnungsbetrag: 4.500 EUR
• → E-Rechnung erforderlich (an Unternehmen)

Herr Müller, Elektriker:

• Auftrag: Steckdosen-Installation bei Familie Schmidt
• Rechnungsbetrag: 350 EUR
• → Normale Rechnung ausreichend (an Privatperson)

Besonderheiten der Handwerkerrechnung

Handwerkerrechnungen haben typische Bestandteile, die in der E-Rechnung korrekt abgebildet werden müssen:

Typische Rechnungsposten

1. Materialkosten

• Verwendete Materialien einzeln aufführen
• Einkaufspreis + Aufschlag
• Mit korrektem Steuersatz (meist 19%)

2. Arbeitszeit/Lohnkosten

• Stunden oder Pauschale
• Stundensatz angeben
• Steuersatz: 19%

3. Fahrtkosten

• Anfahrt und ggf. Rückfahrt
• Pauschale oder Kilometergeld
• Steuersatz: 19%

4. Kleinmaterial/Nebenkosten

• Pauschale für Verbrauchsmaterial
• Oder einzeln aufführen

Beispielrechnung Struktur

Steuersätze beachten

Hinweis: Bei Werklieferungen mit Material kann unter Umständen der ermäßigte Steuersatz gelten. Im Zweifel Steuerberater fragen.

Material, Arbeitszeit, Fahrtkosten in ZUGFeRD

So bilden Sie die typischen Handwerker-Positionen in der E-Rechnung ab:

Materialkosten

Im E-Rechnungs-XML:

• Artikelbezeichnung: Genaue Beschreibung des Materials
• Menge: Anzahl der Einheiten
• Einheit: Stück, Meter, kg etc. (Standard-Codes nutzen)
• Einzelpreis: Netto-Preis pro Einheit
• Steuersatz: "S" für Standard (19%)

Beispiel-Position:

Schalter ABB Busch-Jaeger, 10 Stk., 15,50 €/Stk., MwSt. 19%

Arbeitszeit/Lohnkosten

Im E-Rechnungs-XML:

• Artikelbezeichnung: Art der Arbeit
• Menge: Stunden oder Pauschale (1)
• Einheit: "HUR" (Stunden) oder "C62" (Pauschale)
• Einzelpreis: Stundensatz oder Pauschalbetrag
• Steuersatz: 19%

Beispiel-Position:

Montage- und Installationsarbeiten, 4,5 Std., 62,00 €/Std., MwSt. 19%

Fahrtkosten

Option 1: Pauschale

• Artikelbezeichnung: "Anfahrtspauschale" oder "Fahrtkosten"
• Menge: 1
• Einheit: "C62" (Pauschale)
• Einzelpreis: Pauschalbetrag

Option 2: Kilometergeld

• Artikelbezeichnung: "Fahrtkosten Anfahrt und Rückfahrt"
• Menge: Anzahl km
• Einheit: "KMT" (Kilometer)
• Einzelpreis: €/km

Einheitencodes (UN/ECE Rec. 20)

Steuersätze richtig angeben (19% vs. 7%)

Bei Handwerkerrechnungen gilt in der Regel der Regelsteuersatz von 19%. Es gibt jedoch Ausnahmen:

Regelsteuersatz 19%

Gilt für:

• Die meisten Handwerksleistungen
• Materiallieferungen
• Reparaturen und Wartung
• Neuinstallationen
• Fahrtkosten

Ermäßigter Steuersatz 7%

Kann gelten für:

• Bestimmte Kunsthandwerkerleistungen
• Restaurierungsarbeiten an Kulturgütern
• Lieferung bestimmter Produkte (z.B. Brennholz)

Achtung: Der ermäßigte Steuersatz ist die Ausnahme! Im Zweifel 19% anwenden.

Gemischte Steuersätze

Wenn eine Rechnung Positionen mit unterschiedlichen Steuersätzen enthält:

• Jede Position mit eigenem Steuersatz kennzeichnen
• Summen getrennt ausweisen
• E-Rechnung unterstützt das automatisch

Beispiel:

Reverse-Charge bei Bauleistungen

Bei bestimmten Bauleistungen an andere Bauunternehmer:

• Steuerschuldnerschaft geht auf Empfänger über
• Rechnung ohne Umsatzsteuer
• Hinweis: "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§13b UStG)"

Wann gilt Reverse-Charge?

• Bauleistungen i.S.d. §13b UStG
• Empfänger ist selbst Bauunternehmer
• Empfänger verwendet Leistung für Bauleistungen

§35a EStG: Haushaltsnahe Dienstleistungen

Für Privatkunden (B2C) können Handwerkerleistungen steuerlich absetzbar sein. Als Handwerker können Sie Ihren Kunden dabei helfen:

Was ist §35a EStG?

Privatpersonen können 20% der Arbeitskosten (max. 1.200 €/Jahr) von ihrer Einkommensteuer abziehen für:

• Handwerkerleistungen im Haushalt
• Renovierung, Erhaltung, Modernisierung
• Reparaturen

Wichtig: Nur der Lohnanteil ist absetzbar, nicht das Material!

Was muss auf der Rechnung stehen?

Damit der Kunde die Steuerermäßigung nutzen kann:

1. Arbeitskosten separat ausweisen

   • Lohnkosten getrennt von Materialkosten
   • Anfahrtskosten separat (zählen zum Lohn)

2. Leistungsort angeben

   • Adresse des Privathaushalts
   • "Arbeiten in der Wohnung des Auftraggebers"

3. Unbare Zahlung

   • Hinweis: "Bitte überweisen Sie den Betrag auf..."
   • Barzahlung verhindert Steuerermäßigung!

Beispiel-Ausweis auf der Rechnung

Anteil Arbeitskosten (§35a EStG):

• Montagearbeiten: 174,00 EUR
• Anfahrt: 35,00 EUR
• Summe Arbeitskosten: 209,00 EUR (inkl. 19% MwSt.)

Hinweis: Die Arbeitskosten können Sie gemäß §35a EStG bei Ihrer Einkommensteuererklärung geltend machen. Voraussetzung ist die unbare Zahlung.

In der E-Rechnung

Auch in der E-Rechnung sollten Sie:

• Arbeitskosten separat als Position führen
• Einen Hinweistext zum §35a EStG einfügen
• Bei ZUGFeRD: Im PDF-Teil sichtbar machen

Hinweis: Der §35a-Ausweis ist bei B2C-Rechnungen hilfreich. Bei B2B-Rechnungen (E-Rechnung) ist er weniger relevant, da Unternehmen die Vorsteuer abziehen.

E-Rechnung vom Smartphone erstellen

Als Handwerker sind Sie viel unterwegs. Die gute Nachricht: E-Rechnungen lassen sich auch mobil erstellen.

Mobile Optionen

1. Web-Generator im Browser

• Unser E-Rechnungsgenerator funktioniert auch auf dem Smartphone
• Keine App-Installation nötig
• Alle Daten bleiben lokal

2. Handwerker-Apps mit E-Rechnung

• Spezialisierte Apps für Handwerker
• Oft mit Zeiterfassung kombiniert
• Exportfunktion für ZUGFeRD/XRechnung

3. Cloud-Buchhaltung

• Lexoffice, sevDesk, Billie etc.
• Rechnungen von überall erstellen
• Automatische E-Rechnungs-Generierung

Workflow: Rechnung direkt beim Kunden

1. Auftrag abschließen
2. Smartphone zücken
3. Material und Arbeitszeit eingeben
4. E-Rechnung generieren
5. Per E-Mail an Kunden senden

Vorteile der mobilen Rechnungsstellung

• Schnellere Zahlung: Rechnung sofort nach Abschluss
• Keine vergessenen Positionen: Direkt vor Ort erfassen
• Weniger Büroarbeit: Abends keine Rechnungen mehr schreiben
• Professioneller Eindruck: Moderne Arbeitsweise

Tipps für die mobile Nutzung

Vorlagen nutzen:

• Häufige Leistungen als Vorlagen speichern
• Materialpreise hinterlegen
• Stundensätze vorausfüllen

Gute Internetverbindung:

• WLAN beim Kunden nutzen
• Oder: Offline-fähige App wählen

Unterschrift:

• Digitale Unterschrift des Kunden einholen
• Oder: Auftragsbestätigung separat

Integration mit Handwerker-Software

Viele Handwerksbetriebe nutzen bereits Branchensoftware. Die gute Nachricht: Die meisten Programme unterstützen mittlerweile E-Rechnungen.

Beliebte Handwerker-Software mit E-Rechnung

Worauf beim Software-Update achten?

Prüfen Sie:

• Ist E-Rechnung im Funktionsumfang enthalten?
• Welche Formate werden unterstützt?
• Ist ein Update erforderlich?
• Fallen Zusatzkosten an?

Kontaktieren Sie Ihren Anbieter:

• Fragen Sie nach E-Rechnungs-Funktionalität
• Lassen Sie sich die Nutzung zeigen
• Prüfen Sie, ob Validierung integriert ist

Wenn Ihre Software keine E-Rechnung kann

Option 1: Software-Update

• Neueste Version installieren
• E-Rechnung nachträglich freischalten

Option 2: Zusatz-Tool

• Rechnung als PDF/Daten exportieren
• Mit E-Rechnungs-Konverter umwandeln

Option 3: Separater Generator

• Unseren kostenlosen Generator nutzen
• Daten manuell übertragen
• Für gelegentliche B2B-Rechnungen praktikabel

Datenaustausch automatisieren

Für größere Betriebe:

• API-Schnittstellen nutzen
• Export-/Import-Funktionen einrichten
• Buchhaltung direkt anbinden

Muster-E-Rechnung für Handwerker

Hier ein komplettes Beispiel einer Handwerker-E-Rechnung:

Kopfdaten

Absender (Handwerker)

Elektro Müller GmbH Handwerkerstraße 15 12345 Musterstadt

Tel: 01234 56789 E-Mail: info@elektro-mueller.de

Steuernummer: 12/345/67890 USt-IdNr.: DE123456789

IBAN: DE89 3704 0044 0532 0130 00 BIC: COBADEFFXXX

Empfänger (Kunde)

Autohaus Schmidt GmbH Industriestraße 42 12345 Musterstadt

Kundennummer: K-1234

Positionen

Summenblock

Zahlungshinweis

Bitte überweisen Sie den Gesamtbetrag innerhalb von 14 Tagen auf das oben genannte Konto. Bei Skonto (2% bei Zahlung innerhalb 7 Tagen): 1.082,23 €

Als E-Rechnung

Diese Rechnung wird als ZUGFeRD-PDF erstellt:

• Visuell wie oben dargestellt
• XML-Daten eingebettet für automatische Verarbeitung
• Profil: EN 16931 (EU-konform)