Überblick: Zwei Standards, ein Ziel
In Deutschland haben sich zwei E-Rechnungsformate etabliert: ZUGFeRD und XRechnung. Beide erfüllen den europäischen Standard EN 16931 und sind somit für die E-Rechnungspflicht zugelassen.
Das Ziel beider Formate
Beide Standards verfolgen dasselbe Ziel:
- Automatische Verarbeitung von Rechnungen ohne manuelle Dateneingabe
- Standardisierte Datenstruktur für einheitliche Übermittlung
- EU-Konformität nach EN 16931
- Digitalisierung des Rechnungswesens
Der fundamentale Unterschied
| Aspekt | ZUGFeRD | XRechnung |
|---|---|---|
| Format | Hybrid (PDF + XML) | Reines XML |
| Lesbarkeit | Mensch + Maschine | Nur Maschine |
| Zielgruppe | Alle Unternehmen | Primär Behörden |
| Visualisierung | Integriert | Viewer benötigt |
Kurz gesagt
- ZUGFeRD = PDF mit eingebettetem XML → Für den Menschen lesbar
- XRechnung = Reines XML ohne PDF → Für die Maschine optimiert
Was ist ZUGFeRD? (Hybrid: PDF + XML)
ZUGFeRD steht für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Es ist ein hybrides Format, das das Beste aus zwei Welten vereint.
Die zwei Komponenten
1. Visuelles PDF (PDF/A-3)
- Normale PDF-Rechnung, die jeder öffnen und lesen kann
- Langzeitarchivierungsfähig (PDF/A-3 Standard)
- Sieht aus wie eine klassische Rechnung
2. Eingebettetes XML (Factur-X/ZUGFeRD)
- Maschinenlesbare Rechnungsdaten im UN/CEFACT CII Format
- Versteckt im PDF eingebettet
- Ermöglicht automatische Verarbeitung
Vorteile von ZUGFeRD
- Dual-Use: Empfänger kann PDF normal lesen ODER Daten automatisch verarbeiten
- Kein Viewer nötig: Jeder PDF-Reader zeigt die Rechnung an
- Archivierung einfach: Ein Dokument für Mensch und Maschine
- Weit verbreitet: Standard im deutschen B2B-Bereich
ZUGFeRD-Versionen
| Version | Besonderheit |
|---|---|
| ZUGFeRD 1.0 | Erste Version (veraltet) |
| ZUGFeRD 2.0 | Auch "Factur-X" genannt |
| ZUGFeRD 2.1 | Aktuelle Version, EN 16931 konform |
| ZUGFeRD 2.2 | Neueste Version mit Erweiterungen |
Empfehlung: Nutzen Sie mindestens ZUGFeRD 2.1 für volle EU-Konformität.
Was ist XRechnung? (Reines XML)
XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Es handelt sich um ein reines XML-Format ohne visuelle Komponente.
Nur XML, kein PDF
XRechnung besteht aus einer XML-Datei im Format:
- UBL (Universal Business Language) – international verbreitet
- UN/CEFACT CII – europäischer Standard
Diese XML-Datei enthält alle Rechnungsdaten in strukturierter Form, ist aber ohne speziellen Viewer nicht lesbar.
Technische Merkmale
- Maschinenlesbar: Optimiert für automatische Verarbeitung
- Kein PDF: Keine visuelle Darstellung integriert
- Leitweg-ID: Pflichtfeld für die Zustellung an Behörden
- Strenge Validierung: Muss den XRechnung-Standard exakt erfüllen
Wann XRechnung Pflicht ist
XRechnung ist verpflichtend für:
- Rechnungen an Bundesbehörden (seit 27.11.2020)
- Rechnungen an Landesbehörden (je nach Bundesland)
- Rechnungen an kommunale Auftraggeber (teilweise)
- Alle öffentlichen Aufträge über den Schwellenwerten
Die Leitweg-ID
Ein Alleinstellungsmerkmal der XRechnung ist die Leitweg-ID:
- Eindeutige Kennung des Rechnungsempfängers
- Format: z.B. "991-01234-56"
- Wird vom Auftraggeber mitgeteilt
- Ohne korrekte Leitweg-ID wird die Rechnung abgelehnt
Technischer Vergleich (Tabelle)
Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten technischen Unterschiede:
Format und Struktur
| Kriterium | ZUGFeRD | XRechnung |
|---|---|---|
| Dateiformat | PDF/A-3 | XML |
| XML-Schema | UN/CEFACT CII | UBL oder CII |
| Visuelle Darstellung | Integriert im PDF | Keine (Viewer nötig) |
| Dateigröße | Größer (PDF + XML) | Kleiner (nur XML) |
| Lesbarkeit | PDF-Reader reicht | XML-Viewer nötig |
Funktionalität
| Kriterium | ZUGFeRD | XRechnung |
|---|---|---|
| Profile/Varianten | 5 Profile (MINIMUM bis EXTENDED) | Ein Standard |
| Leitweg-ID | Optional | Pflicht bei Behörden |
| Automatische Verarbeitung | Ja (XML-Teil) | Ja |
| Archivierung | PDF/A-3 konform | Zusätzliche Visualisierung nötig |
Einsatzbereich
| Kriterium | ZUGFeRD | XRechnung |
|---|---|---|
| B2B (Unternehmen) | Ideal | Möglich |
| B2G (Behörden) | Möglich* | Empfohlen/Pflicht |
| International | EU-weit (Factur-X) | Primär Deutschland |
*ZUGFeRD im Profil "EN 16931" oder "EXTENDED" wird von vielen Behörden akzeptiert.
Validierung
| Kriterium | ZUGFeRD | XRechnung |
|---|---|---|
| Validator | ZUGFeRD-Validator | KoSIT-Validator |
| Fehlertoleranz | Je nach Profil | Sehr streng |
| Pflichtfelder | Profilabhängig | Fest definiert |
Wann ZUGFeRD verwenden?
ZUGFeRD ist die richtige Wahl in folgenden Situationen:
Ideale Anwendungsfälle
1. Rechnungen an andere Unternehmen (B2B)
- Ihr Kunde kann das PDF normal lesen und drucken
- Gleichzeitig kann seine Buchhaltungssoftware die Daten automatisch einlesen
- Kein Schulungsaufwand beim Empfänger
2. Wenn der Empfänger keine spezielle Software hat
- Jeder kann ein PDF öffnen
- Keine Investition in E-Rechnungs-Viewer nötig
- Ideal für kleine und mittlere Unternehmen
3. Archivierung und Dokumentation
- Ein Dokument für Mensch und Maschine
- PDF/A-3 ist archivierungstauglich
- Einfache Langzeitaufbewahrung
4. Internationale Geschäfte in der EU
- ZUGFeRD 2.x ist kompatibel mit Factur-X (Frankreich)
- EN 16931 konform für europaweite Akzeptanz
Welches ZUGFeRD-Profil?
| Profil | Anwendungsfall |
|---|---|
| MINIMUM | Nur für einfachste Anwendungen |
| BASIC WL | Ohne Positionsebene |
| BASIC | Standard für einfache Rechnungen |
| EN 16931 (COMFORT) | EU-konform, für die meisten Fälle empfohlen |
| EXTENDED | Für komplexe Anforderungen |
Empfehlung: Nutzen Sie mindestens das Profil EN 16931 für volle Konformität mit der E-Rechnungspflicht.
Wann XRechnung verwenden?
XRechnung ist in bestimmten Situationen die bessere oder sogar einzige Option:
Pflicht-Anwendungsfälle
1. Rechnungen an Bundesbehörden
- Seit 27.11.2020 gesetzlich vorgeschrieben
- Einreichung über ZRE oder OZG-RE Portal
- Leitweg-ID ist zwingend erforderlich
2. Rechnungen an Landesbehörden
- Regelung variiert je nach Bundesland
- Viele Länder akzeptieren nur XRechnung
- Teilweise eigene Einreichungsportale
3. Kommunale Auftraggeber
- Bei Aufträgen über den EU-Schwellenwerten
- Prüfen Sie die Anforderungen Ihres Auftraggebers
Vorteile der XRechnung
- Standardisiert: Ein Format für alle Behörden
- Automatische Verarbeitung: Optimal für große Datenmengen
- Schlank: Kleine Dateigröße ohne PDF-Ballast
- Validierbar: Strenge Prüfung verhindert Fehler
Nachteile der XRechnung
- Nicht menschenlesbar: Ohne Viewer nur "Code"
- Viewer erforderlich: Für visuelle Prüfung
- Archivierung: Zusätzliche PDF-Generierung für Akten
- Strenge Validierung: Kleine Fehler führen zur Ablehnung
Die Portale für XRechnung
| Portal | Zuständigkeit |
|---|---|
| ZRE (Zentraler Rechnungseingang) | Bundesbehörden |
| OZG-RE | Länder und Kommunen |
| Peppol | EU-weites Netzwerk |
ZUGFeRD-Profile im Detail
ZUGFeRD bietet verschiedene Profile für unterschiedliche Anforderungen. Die Profile unterscheiden sich im Umfang der enthaltenen Daten:
MINIMUM
- Absolut minimale Daten
- Rechnungsnummer, Datum, Gesamtbetrag
- Nicht empfohlen für die E-Rechnungspflicht
BASIC WL (Without Lines)
- Ohne Positionsebene (keine einzelnen Rechnungspositionen)
- Nur Gesamtbeträge
- Für sehr einfache Rechnungen
BASIC
- Mit Positionsebene
- Grundlegende Rechnungsdaten
- Ausreichend für einfache B2B-Rechnungen
EN 16931 (COMFORT)
- Erfüllt den europäischen Standard EN 16931
- Empfohlen für die E-Rechnungspflicht
- Akzeptiert von den meisten Behörden als Alternative zu XRechnung
- Enthält alle wichtigen Geschäftsdaten
EXTENDED
- Erweitert um zusätzliche Felder
- Für komplexe Geschäftsprozesse
- Branchen-spezifische Anforderungen
Vergleich der Profile
| Feld | MINIMUM | BASIC WL | BASIC | EN 16931 | EXTENDED |
|---|---|---|---|---|---|
| Rechnungsnummer | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Rechnungsdatum | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Gesamtbetrag | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Positionen | - | - | ✓ | ✓ | ✓ |
| Zahlungsbedingungen | - | - | ○ | ✓ | ✓ |
| Käufer-Referenz | - | - | - | ✓ | ✓ |
| Lieferdetails | - | - | - | ○ | ✓ |
✓ = Pflicht, ○ = Optional, - = Nicht vorhanden
Entscheidungshilfe: Flowchart
Nutzen Sie diese Entscheidungshilfe, um das richtige Format zu wählen:
Frage 1: Wer ist der Rechnungsempfänger?
→ Bundesbehörde?
- XRechnung verwenden
- Leitweg-ID einholen
- Über ZRE einreichen
→ Landesbehörde?
- Prüfen Sie die Landesregelung
- Meist XRechnung erforderlich
- Leitweg-ID erforderlich
→ Unternehmen (B2B)?
- ZUGFeRD empfohlen
- Profil EN 16931 wählen
- Per E-Mail versenden
Frage 2: Hat der Empfänger spezielle Anforderungen?
→ Empfänger verlangt XRechnung?
- XRechnung erstellen
- Leitweg-ID oder GLN erfragen
→ Empfänger verlangt ZUGFeRD?
- ZUGFeRD erstellen
- Profil erfragen (meist EN 16931)
→ Keine besonderen Anforderungen?
- ZUGFeRD EN 16931 ist die sicherste Wahl
- Funktioniert für Mensch und Maschine
Frage 3: Archivierung wichtig?
→ Langzeitarchivierung benötigt?
- ZUGFeRD ist PDF/A-3 konform
- Ein Dokument für alles
→ Nur kurzfristige Aufbewahrung?
- Beide Formate möglich
- Bei XRechnung: PDF zur Visualisierung speichern
Schnelle Entscheidungshilfe
| Situation | Empfehlung |
|---|---|
| Rechnung an Bundesamt | XRechnung |
| Rechnung an GmbH | ZUGFeRD (EN 16931) |
| Rechnung an EU-Partner | ZUGFeRD (Factur-X) |
| Unsicher / Erstmalig | ZUGFeRD (EN 16931) |
Beide Formate mit einem Tool erstellen
Mit unserem E-Rechnungsgenerator können Sie beide Formate erstellen – ohne Installation, kostenlos und datenschutzfreundlich.
ZUGFeRD erstellen
- Öffnen Sie den E-Rechnungsgenerator
- Geben Sie alle Rechnungsdaten ein
- Wählen Sie "ZUGFeRD" als Format
- Wählen Sie das Profil (empfohlen: EN 16931)
- Laden Sie das PDF mit eingebettetem XML herunter
XRechnung erstellen
- Öffnen Sie den E-Rechnungsgenerator
- Geben Sie alle Rechnungsdaten ein
- Geben Sie die Leitweg-ID ein (Pflichtfeld!)
- Wählen Sie "XRechnung" als Format
- Laden Sie die XML-Datei herunter
Vorteile unseres Generators
- Kostenlos: Keine Registrierung, keine versteckten Kosten
- Datenschutz: Alle Daten bleiben in Ihrem Browser
- Validierung: Integrierte Prüfung auf Konformität
- Beide Formate: ZUGFeRD und XRechnung aus einem Tool
- Kleinunternehmer: Spezielle Option für §19 UStG
Tipp: Format-Konvertierung
Wenn Sie ein ZUGFeRD-PDF haben und XRechnung benötigen (oder umgekehrt):
- Das XML aus ZUGFeRD kann in XRechnung konvertiert werden
- Jedoch: Leitweg-ID muss nachträglich ergänzt werden
- Besser: Gleich im richtigen Format erstellen
Validierung nicht vergessen
Vor dem Versand sollten Sie Ihre E-Rechnung validieren:
- ZUGFeRD: Mit dem ZUGFeRD-Validator
- XRechnung: Mit dem KoSIT-Validator
Unser Generator prüft die grundlegende Konformität automatisch.