Freiberufler-Rechnung kostenlos erstellen.
Professionelle Rechnungen für Berater, Coaches, Designer und Freelancer
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Tipps für Freiberufler-Rechnungen
Leistungsbeschreibung richtig formulieren
Eine genaue Leistungsbeschreibung ist bei Freiberuflern besonders wichtig. Statt “Beratung” schreiben Sie besser “Strategieberatung für Digitalisierungsprojekt XY”. Das schafft Klarheit und dokumentiert Ihre Arbeit für spätere Referenzen.
Zeiterfassung für stundenbasierte Abrechnungen
Führen Sie eine sorgfältige Zeiterfassung. Viele Kunden erwarten einen detaillierten Stundennachweis als Anhang zur Rechnung. Notieren Sie Datum, Dauer und eine kurze Beschreibung der Tätigkeit. Tools wie Toggl, Clockify oder eine einfache Excel-Tabelle helfen dabei.
Zahlungsziele und Mahnwesen
Setzen Sie klare Zahlungsziele (üblich: 14 Tage, 30 Tage). Bei Neukunden können Sie auch Vorkasse oder Teilzahlungen vereinbaren. Erstellen Sie bei Zahlungsverzug zeitnah eine freundliche Zahlungserinnerung und bei Bedarf eine formelle Mahnung.
Beispiele für Freiberufler-Tätigkeiten
- IT-Consulting und Softwareentwicklung
- Unternehmensberatung und Coaching
- Grafik- und Webdesign
- Übersetzungen und Texterstellung
- Marketing und PR-Beratung
- Fotografie und Videoproduktion
- Schulungen und Workshops
Häufige Fragen zur Freiberufler-Rechnung
Was muss auf einer Freiberufler-Rechnung stehen?
Die gleichen Pflichtangaben wie bei jeder Rechnung nach §14 UStG: Ihr Name und Anschrift, Name und Anschrift des Kunden, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum und -nummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitraum, Nettobeträge, Steuersatz und -betrag sowie der Gesamtbetrag.
Rechnung oder Honorarnote - was ist der Unterschied?
Rechtlich gibt es keinen Unterschied - beides sind Rechnungen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. "Honorarnote" ist lediglich eine traditionelle Bezeichnung, die vor allem von bestimmten Berufsgruppen wie Ärzten, Anwälten oder Architekten verwendet wird.
Muss ich als Freiberufler Umsatzsteuer berechnen?
Das hängt von Ihrer Tätigkeit und Ihrem Umsatz ab. Bestimmte freiberufliche Leistungen sind umsatzsteuerfrei (z.B. ärztliche Heilbehandlungen). Ansonsten gilt: Entweder Sie nutzen die Kleinunternehmerregelung (unter 22.000 € Umsatz) oder Sie berechnen 19% (bzw. 7% für bestimmte Leistungen).
Wie berechne ich meinen Stundensatz als Freiberufler?
Berücksichtigen Sie: Gewünschtes Bruttogehalt, Sozialversicherungsbeiträge (ca. 20%), Krankenversicherung, Altersvorsorge, Urlaub (ca. 30 Tage), Krankheitstage, nicht fakturierbare Zeit (Akquise, Buchhaltung) und Betriebskosten. Eine grobe Faustregel: Monatlicher Bruttolohn × 3 ÷ 100 = Stundensatz.
Kann ich als Freiberufler auch Pauschalen berechnen?
Ja, Projektpauschalen sind üblich und oft sinnvoll. Sie bieten Planungssicherheit für beide Seiten. Wichtig: Beschreiben Sie den Leistungsumfang genau, um Missverständnisse zu vermeiden. Sie können auch Mischformen nutzen (Pauschalanteil + Stunden für Zusatzleistungen).
Wann muss ich als Freiberufler eine Rechnung stellen?
Grundsätzlich wenn die Leistung erbracht wurde. Bei Projekten oft nach Abschluss, bei laufenden Beratungen monatlich. Tipp: Vereinbaren Sie Abschlagszahlungen bei größeren Projekten. Bei Leistungen an andere Unternehmer müssen Sie innerhalb von 6 Monaten nach Leistungserbringung fakturieren.