E-Rechnung an Behörden - Leitweg-ID richtig nutzen

Warum brauchen Behörden XRechnung?

Öffentliche Auftraggeber in Deutschland sind verpflichtet, E-Rechnungen im XRechnung-Format zu akzeptieren und zu verarbeiten. Diese Pflicht ergibt sich aus EU-Recht und nationaler Gesetzgebung.

Rechtlicher Hintergrund

EU-Richtlinie 2014/55/EU:

• Verpflichtet öffentliche Auftraggeber, E-Rechnungen zu empfangen
• Seit April 2020 in deutsches Recht umgesetzt
• Gilt für alle Aufträge oberhalb der EU-Schwellenwerte

E-Rechnungsverordnung (ERechV):

• Regelt die Details für Bundesbehörden
• Seit 27.11.2020: Pflicht zur Annahme von E-Rechnungen
• Seit 27.11.2020: Lieferanten müssen E-Rechnungen einreichen

Wer ist betroffen?

Als Rechnungssteller müssen Sie XRechnung nutzen bei:

• Aufträgen für Bundesministerien und -behörden
• Aufträgen für Landesbehörden (je nach Bundesland)
• Aufträgen für Kommunen (teilweise)
• Öffentlichen Aufträgen über den EU-Schwellenwerten

EU-Schwellenwerte 2024/2025:

Vorteile für alle Beteiligten

Für Behörden:

• Automatische Verarbeitung ohne Medienbrüche
• Weniger Fehler durch manuelle Eingabe
• Schnellere Bearbeitung
• Kosteneinsparung

Für Lieferanten:

• Schnellere Zahlung (keine Verzögerung durch Erfassung)
• Transparenz über Rechnungsstatus
• Standardisierter Prozess

Was ist die Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Kennung, die den Rechnungsempfänger innerhalb der öffentlichen Verwaltung identifiziert. Sie ist das zentrale Routing-Element für E-Rechnungen an Behörden.

Definition

Die Leitweg-ID:

• Identifiziert die empfangende Stelle eindeutig
• Ermöglicht die automatische Zustellung der Rechnung
• Ist ein Pflichtfeld bei XRechnung an Behörden

Warum ist sie so wichtig?

Ohne korrekte Leitweg-ID:

• Kann die Rechnung nicht zugestellt werden
• Wird die Rechnung automatisch abgelehnt
• Verzögert sich die Zahlung erheblich

Mit korrekter Leitweg-ID:

• Automatische Zustellung an die richtige Abteilung
• Schnelle Verarbeitung und Freigabe
• Transparentes Tracking des Rechnungsstatus

Wo wird die Leitweg-ID eingetragen?

In der XRechnung-XML-Datei im Feld:

• BT-10 "Buyer reference" (Käuferreferenz)

Bei ZUGFeRD im Profil EN 16931:

• Ebenfalls im Feld "Buyer Reference"

Unterschied zu anderen Identifikatoren

Die Leitweg-ID ersetzt nicht andere Kennungen, sondern ergänzt sie für das Behörden-Routing.

Aufbau der Leitweg-ID erklärt

Die Leitweg-ID folgt einem standardisierten Aufbau mit mehreren Bestandteilen:

Allgemeines Schema

Format: Grobstruktur-Feinstruktur-Prüfziffer

Beispiel: 991-01234-56

Die Bestandteile

1. Grobstruktur (Präfix)

• Identifiziert die übergeordnete Behörde
• z.B. "991" für bestimmte Bundesbehörden
• Kann auch längere Codes enthalten

2. Feinstruktur

• Identifiziert die genaue Abteilung/Stelle
• Frei wählbar durch die Behörde
• Alphanumerisch möglich

3. Prüfziffer

• Zwei Ziffern am Ende
• Ermöglicht Plausibilitätsprüfung
• Berechnung nach festgelegtem Algorithmus

Beispiele für Leitweg-IDs

Wichtige Hinweise

• Die Leitweg-ID wird vom Auftraggeber mitgeteilt
• Sie steht oft im Auftrag oder Vertrag
• Bei Unklarheit: Nachfragen beim Auftraggeber
• Format und Länge können variieren

Wo finde ich die Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID muss Ihnen vom öffentlichen Auftraggeber mitgeteilt werden. Hier sind die typischen Quellen:

1. Im Auftrag oder Vertrag

Am häufigsten: Die Leitweg-ID steht direkt in den Vertragsunterlagen:

• Auftragsbestätigung
• Rahmenvertragsunterlagen
• Bestellung
• Leistungsverzeichnis

Suchen Sie nach:

• "Leitweg-ID"
• "Buyer Reference"
• "E-Rechnungs-ID"
• "Rechnungsadressat"

2. Beim Ansprechpartner nachfragen

Wenn die Leitweg-ID nicht in den Unterlagen steht:

• Kontaktieren Sie Ihren Ansprechpartner
• Fragen Sie in der Vergabeabteilung
• Wenden Sie sich an die zentrale Buchhaltung

Formulierungsvorschlag:

"Für die Rechnungsstellung benötige ich die Leitweg-ID Ihrer Behörde. Können Sie mir diese mitteilen?"

3. Im Vergabeportal

Bei öffentlichen Ausschreibungen:

• EVERGABE-Portal
• Vergabemarktplatz des Bundes
• Landesvergabeportale

Die Leitweg-ID steht oft in den Vergabeunterlagen oder Bewerbungsbedingungen.

4. Im Leitweg-ID-Verzeichnis

Es gibt kein vollständiges öffentliches Verzeichnis, aber:

• Einige Behörden veröffentlichen ihre Leitweg-ID auf ihrer Website
• Im Impressum oder unter "E-Rechnung"

5. Über Peppol-Verzeichnis

Wenn die Behörde am Peppol-Netzwerk teilnimmt:

• Suche im Peppol Directory
• ICD-Code + Leitweg-ID

Checkliste: Leitweg-ID finden

• Auftragsunterlagen prüfen
• Vertragsunterlagen prüfen
• Bestellbestätigung prüfen
• Bei Ansprechpartner nachfragen
• Behörden-Website prüfen

XRechnung erstellen: Schritt für Schritt

So erstellen Sie eine korrekte XRechnung für Behörden:

Schritt 1: Leitweg-ID bereithalten

• Leitweg-ID aus Auftragsunterlagen entnehmen
• Bei Unklarheit nachfragen
• Exakt übernehmen (Groß-/Kleinschreibung!)

Schritt 2: Alle Pflichtdaten sammeln

Ihre Daten (Verkäufer):

• Firmenname und Rechtsform
• Vollständige Anschrift
• Steuernummer oder USt-IdNr.
• IBAN und BIC
• Ansprechpartner

Behördendaten (Käufer):

• Name der Behörde
• Anschrift
• Leitweg-ID (!)
• Optional: Bestellnummer, Vertragsnummer

Schritt 3: Rechnungsdaten eingeben

Kopfdaten:

• Rechnungsnummer (fortlaufend, eindeutig)
• Rechnungsdatum
• Liefer-/Leistungsdatum
• Zahlungsbedingungen

Positionen:

• Beschreibung der Leistung
• Menge und Einheit
• Einzelpreis (netto)
• Steuersatz (19%, 7%, oder 0%)

Summen:

• Nettobetrag
• Steuerbetrag (aufgeschlüsselt nach Sätzen)
• Bruttobetrag

Schritt 4: Format wählen und generieren

Mit unserem E-Rechnungsgenerator:

1. XRechnung als Format wählen
2. Leitweg-ID im Feld "Käuferreferenz" eintragen
3. XML-Datei generieren

Schritt 5: Validieren

Vor dem Versand prüfen:

• KoSIT-Validator nutzen
• Auf Fehlermeldungen achten
• Alle Pflichtfelder gefüllt?
• Leitweg-ID korrekt?

Schritt 6: Über das Portal einreichen

Bundesbehörden: Über ZRE (Zentraler Rechnungseingang Bund) Landesbehörden: Über OZG-RE oder Landesportal

Einreichungsportale (ZRE, OZG-RE)

E-Rechnungen an Behörden werden über zentrale Portale eingereicht. Je nach Empfänger sind unterschiedliche Portale zuständig.

ZRE - Zentraler Rechnungseingang Bund

Zuständig für:

• Alle Bundesbehörden
• Bundesministerien
• Bundesämter und -anstalten

Website: www.e-rechnung-bund.de

Einreichungswege:

• Web-Formular (manuell)
• E-Mail (mit XRechnung als Anhang)
• Peppol (für große Volumen)
• ELSTER (für Steuerkontextthemen)

Registrierung:

• Einmalige Registrierung erforderlich
• Kostenfrei
• Unternehmens-ID und Zugangsschlüssel

OZG-RE - Rechnungseingang der Länder

Zuständig für:

• Landesbehörden
• Kommunale Auftraggeber (teilweise)

Variiert je nach Bundesland:

Tipp: Fragen Sie beim Auftraggeber nach dem korrekten Einreichungsweg.

Peppol-Netzwerk

Alternative für:

• Behörden mit Peppol-Anbindung
• Internationale öffentliche Auftraggeber
• Große Rechnungsvolumen

Vorteile:

• EU-weiter Standard
• Automatisierte Übertragung
• Statusverfolgung in Echtzeit

Voraussetzung:

• Access Point bei einem Peppol-Provider
• Empfänger muss Peppol-fähig sein

Häufige Ablehnungsgründe

E-Rechnungen an Behörden werden streng validiert. Diese Fehler führen häufig zur Ablehnung:

1. Fehlerhafte oder fehlende Leitweg-ID

Problem: Die Rechnung kann nicht zugestellt werden.

Lösung:

• Leitweg-ID exakt aus Auftragsunterlagen übernehmen
• Keine Leerzeichen oder Tippfehler
• Bei Unklarheit: Nachfragen!

2. Ungültiges XRechnung-Format

Problem: Die XML-Struktur entspricht nicht dem Standard.

Lösung:

• Aktuellen XRechnung-Standard verwenden (mind. Version 2.0)
• Vor Versand mit KoSIT-Validator prüfen
• Professionellen Generator nutzen

3. Fehlende Pflichtfelder

Häufig vergessen:

• Rechnungsnummer
• Leistungsdatum/Lieferdatum
• Bankverbindung (IBAN, BIC)
• Steuernummer oder USt-IdNr.

Lösung: Checkliste vor dem Versand durchgehen.

4. Fehlerhafte Steuersätze

Problem: Steuersätze passen nicht zur Leistung.

Beispiele:

• 19% statt 7% bei ermäßigten Leistungen
• Falsche Steuerbefreiung
• Rechenfehler bei Steuerbeträgen

5. Nicht unterstütztes Format

Problem: ZUGFeRD eingereicht, wo XRechnung verlangt war.

Lösung:

• Anforderungen des Auftraggebers beachten
• Im Zweifel: XRechnung verwenden

6. Unvollständige Anhänge

Problem: Erforderliche Nachweise fehlen.

Lösung:

• Leistungsnachweise beifügen
• Stundenzettel bei Dienstleistungen
• Lieferscheine bei Warenlieferungen

Checkliste vor dem Versand

• Leitweg-ID korrekt und vollständig?
• Alle Pflichtfelder ausgefüllt?
• Steuersätze korrekt?
• Bankverbindung vollständig?
• Mit Validator geprüft?
• Richtiges Format (XRechnung)?
• Anhänge beigefügt?

Tipps für Auftragnehmer

Mit diesen Tipps gelingt die E-Rechnung an Behörden reibungslos:

Tipp 1: Leitweg-ID sofort notieren

Sobald Sie einen Auftrag erhalten:

• Leitweg-ID heraussuchen
• In Ihrem System hinterlegen
• Zusammen mit Kundendaten speichern

Tipp 2: Stammdaten pflegen

Halten Sie Ihre Unternehmensdaten aktuell:

• Bankverbindung (IBAN/BIC)
• Steuernummer
• USt-IdNr. (wenn vorhanden)
• Anschrift und Kontaktdaten

Tipp 3: Vorlagen nutzen

Erstellen Sie Vorlagen für wiederkehrende Behördenaufträge:

• Leitweg-ID vorausfüllen
• Standardtexte hinterlegen
• Zeitersparnis bei jeder Rechnung

Tipp 4: Frühzeitig einreichen

E-Rechnungen werden automatisch validiert:

• Fehler werden sofort gemeldet
• Zeit für Korrekturen einplanen
• Nicht bis zur letzten Minute warten

Tipp 5: Statusverfolgung nutzen

Die Einreichungsportale bieten Tracking:

• Eingang bestätigt?
• Validierung erfolgreich?
• Rechnung zugestellt?
• Zahlung angewiesen?

Tipp 6: Aufbewahrungspflichten beachten

E-Rechnungen müssen aufbewahrt werden:

• 10 Jahre Aufbewahrungsfrist
• Original-XML speichern
• Einreichungsbestätigung archivieren

Tipp 7: Schulungen nutzen

Viele Portale bieten kostenlose Schulungen:

• ZRE: Webinare und Anleitungen
• OZG-RE: Tutorials
• IHK: Seminare zur E-Rechnung

Häufige Fragen von Auftragnehmern

Muss ich mich registrieren? Ja, einmalig beim jeweiligen Portal.

Kostet die Einreichung etwas? Nein, die Portale sind kostenfrei.

Wie lange dauert die Verarbeitung? Die Validierung erfolgt sofort. Die Bearbeitung durch die Behörde hängt von internen Prozessen ab.

Was bei Rückfragen? Behördlicher Ansprechpartner oder Portal-Hotline.