Kleinunternehmer Rechnung richtig erstellen (§19 UStG)

Wer ist Kleinunternehmer?

Die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG ermöglicht es Unternehmern mit geringem Umsatz, auf die Erhebung der Umsatzsteuer zu verzichten. Das vereinfacht die Buchhaltung erheblich, hat aber auch Auswirkungen auf die Rechnungsstellung.

Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung

Sie gelten als Kleinunternehmer, wenn:

Kriterium	Grenze
Umsatz im Vorjahr	max. 22.000 € brutto
Voraussichtlicher Umsatz im laufenden Jahr	max. 50.000 € brutto

Wichtig: Beide Grenzen müssen gleichzeitig erfüllt sein!

Wer kann die Regelung nutzen?

Gewerbetreibende (Einzelunternehmer, GbR)
Freiberufler (Ärzte, Anwälte, Berater, Künstler)
Land- und Forstwirte
Existenzgründer (ab dem ersten Euro)

Vor- und Nachteile

Vorteile:

Keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen
Einfachere Buchhaltung
Preisvorteil bei Endkunden (keine 19% MwSt.)

Nachteile:

Kein Vorsteuerabzug bei eigenen Einkäufen
Kann bei Geschäftskunden unprofessionell wirken
Bei Überschreiten der Grenzen: Rückwirkende Steuerpflicht

Pflichtangaben auf der Kleinunternehmer-Rechnung

Auch als Kleinunternehmer müssen Sie bestimmte Pflichtangaben auf Ihrer Rechnung führen. Diese ergeben sich aus §14 UStG und sind zwingend erforderlich.

Die 10 Pflichtangaben

Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers (Sie)
Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers (Kunde)
Steuernummer oder USt-IdNr. - Bei Kleinunternehmern meist die Steuernummer
Rechnungsdatum (Ausstellungsdatum)
Fortlaufende Rechnungsnummer (einmalig und eindeutig)
Menge und Art der Lieferung oder Leistung
Zeitpunkt der Lieferung/Leistung (oder Zeitraum)
Entgelt (Nettobetrag = Bruttobetrag bei Kleinunternehmern!)
Hinweis auf Steuerbefreiung gemäß §19 UStG
Ggf. Vorauszahlungen mit Datum

Was bei Kleinunternehmern anders ist

Normale Rechnung	Kleinunternehmer-Rechnung
Netto + MwSt. + Brutto	Nur ein Betrag (ohne MwSt.)
Steuersatz ausweisen	Kein Steuersatz
USt.-Betrag angeben	Kein USt.-Betrag
-	Pflicht: Hinweistext §19 UStG

Beispiel der Betragsdarstellung

Falsch:

Nettobetrag: 840,34 € zzgl. 19% MwSt.: 159,66 € Bruttobetrag: 1.000,00 €

Richtig:

Rechnungsbetrag: 1.000,00 € Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Der korrekte Hinweistext nach §19 UStG

Der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung ist gesetzlich vorgeschrieben. Ohne diesen Hinweis könnte der Empfänger zu Recht davon ausgehen, dass Umsatzsteuer enthalten ist.

Empfohlene Formulierungen

Variante 1 (Standard):

Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Variante 2 (Ausführlicher):

Gemäß §19 Abs. 1 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer (Kleinunternehmerregelung).

Variante 3 (Kundenfreundlich):

Kein Ausweis von Umsatzsteuer gemäß §19 UStG (Kleinunternehmerregelung).

Variante 4 (Kurz):

Umsatzsteuerfrei nach §19 UStG.

Was Sie NICHT schreiben sollten

❌ "Rechnung enthält 0% MwSt." (suggeriert Steuerausweis)
❌ "MwSt.-frei" ohne Hinweis auf §19 UStG
❌ "Keine MwSt." ohne gesetzliche Grundlage
❌ Gar keinen Hinweis (rechtlich problematisch!)

Platzierung des Hinweises

Der Hinweis sollte deutlich sichtbar auf der Rechnung stehen:

Im Summenblock (empfohlen)
In der Fußzeile
Als separater Absatz nach den Positionen

Tipp: Machen Sie den Hinweis zum Standardelement Ihrer Rechnungsvorlage.

Was darf NICHT auf der Rechnung stehen?

Als Kleinunternehmer gibt es bestimmte Angaben, die Sie nicht machen dürfen. Ein Verstoß kann steuerliche und rechtliche Konsequenzen haben.

Absolut verboten: Umsatzsteuerausweis

Wenn Sie als Kleinunternehmer Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen, schulden Sie diese dem Finanzamt - auch wenn Sie eigentlich befreit wären!

Das bedeutet konkret:

Sie weisen 19% MwSt. aus: Sie müssen diese 19% abführen
Sie haben aber keinen Vorsteuerabzug
Das Geld ist weg!

Fallbeispiel: Falscher Steuerausweis

Ein Kleinunternehmer stellt eine Rechnung über 1.000 € + 190 € MwSt. = 1.190 € aus.

Folge: Er muss die 190 € ans Finanzamt abführen, obwohl er Kleinunternehmer ist.

Diese Angaben vermeiden

Nicht erlaubt	Warum problematisch
MwSt.-Ausweis	Steuerschuld entsteht
Steuersatz (19%/7%)	Suggeriert Steuerpflicht
Nettobeträge + "zzgl. MwSt."	Unzulässig
USt.-IdNr. ohne Steuernr.	Kann verwirrend sein

Was passiert bei Fehlern?

Bei versehentlichem Steuerausweis:

Rechnung stornieren
Korrigierte Rechnung ausstellen
Ggf. Finanzamt informieren

Beim Kunden:

Hat der Kunde (zu Unrecht) Vorsteuer gezogen?
Muss er diese korrigieren und zurückzahlen

Muster-Rechnung mit Erklärungen

Hier ein vollständiges Beispiel einer korrekten Kleinunternehmer-Rechnung:

Kopfbereich

Maria Müller - Grafikdesign Kreativstraße 12 50667 Köln

Tel: 0221 / 123 456 E-Mail: maria@mueller-design.de

Steuernummer: 201/5678/1234

An: Bäckerei Schmidt GmbH Hauptstraße 45 50668 Köln

Rechnungsdetails


Rechnungsnummer	2026-001
Rechnungsdatum	15.01.2026
Leistungszeitraum	01.01. - 14.01.2026

Positionen

Pos.	Beschreibung	Menge	Einzelpreis	Gesamt
1	Logo-Design inkl. 3 Entwürfe	1	450,00 €	450,00 €
2	Visitenkarten-Layout	1	120,00 €	120,00 €
3	Briefpapier-Design	1	180,00 €	180,00 €

Summenblock


Rechnungsbetrag	750,00 €

Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Zahlungshinweis

Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag innerhalb von 14 Tagen auf folgendes Konto:

IBAN: DE89 3704 0044 0532 0130 00 BIC: COBADEFFXXX Verwendungszweck: Rechnungsnummer 2026-001

Fußzeile

Maria Müller | Kreativstraße 12 | 50667 Köln Steuernummer: 201/5678/1234 | Finanzamt Köln-Mitte

Rechnungsnummer richtig vergeben

Die fortlaufende Rechnungsnummer ist eine der wichtigsten Pflichtangaben. Sie muss einmalig und eindeutig sein - aber es gibt mehr Gestaltungsspielraum, als viele denken.

Gesetzliche Anforderungen

Jede Nummer darf nur einmal vergeben werden
Die Nummern müssen nachvollziehbar sein
Es muss lückenlos sein (keine Lücken ohne Begründung)

Erlaubte Nummerierungssysteme

System 1: Einfache Nummerierung

001, 002, 003, 004, ...

System 2: Jahrespräfix

2026-001, 2026-002, 2026-003, ...

System 3: Monat + Jahr

2026-01-001, 2026-01-002, 2026-02-001, ...

System 4: Buchstabenpräfix

RE-001, RE-002, RE-003, ...

System 5: Kombination

RE-2026-0001, RE-2026-0002, ...

Was nicht erlaubt ist

❌ Dieselbe Nummer zweimal verwenden
❌ Zufällige Nummern (z.B. UUID)
❌ Lücken ohne Erklärung

Tipps zur Nummerierung

Bei Jahreswechsel:

Sie können mit 001 neu beginnen (mit Jahrespräfix)
Oder einfach weiterzählen

Bei Stornos:

Stornorechnungen bekommen eine eigene Nummer
Oder: Negativbetrag auf gleicher Nummer

Mehrere Nummernkreise:

Erlaubt für verschiedene Geschäftsbereiche
Müssen klar getrennt sein (z.B. RE- und GS-)

Dokumentation

Führen Sie ein Rechnungsausgangsbuch:

Excel-Tabelle reicht aus
Enthält: Nummer, Datum, Kunde, Betrag
Bewahren Sie es 10 Jahre auf

Typische Fehler und wie man sie vermeidet

Bei Kleinunternehmer-Rechnungen gibt es einige häufige Stolperfallen. Hier die wichtigsten Fehler und wie Sie sie vermeiden.

Fehler 1: Umsatzsteuer ausweisen

Das Problem: Sie weisen 19% MwSt. aus, obwohl Sie Kleinunternehmer sind.

Die Folge: Sie schulden die Steuer dem Finanzamt!

Die Lösung:

Verwenden Sie eine Kleinunternehmer-Vorlage
Prüfen Sie jede Rechnung vor Versand
Nutzen Sie unseren Generator

Fehler 2: Hinweistext vergessen

Das Problem: Kein Hinweis auf §19 UStG auf der Rechnung.

Die Folge: Kunde könnte (fälschlich) Vorsteuer abziehen.

Die Lösung: Machen Sie den Hinweis zum Pflichtbestandteil Ihrer Vorlage.

Fehler 3: Brutto als Netto bezeichnen

Das Problem: "Nettobetrag: 750,00 €" - aber es gibt kein Brutto.

Die Folge: Verwirrung beim Kunden, unprofessioneller Eindruck.

Die Lösung: Nur "Rechnungsbetrag" ohne Netto/Brutto-Unterscheidung.

Fehler 4: Steuernummer vergessen

Das Problem: Weder Steuernummer noch USt-IdNr. auf der Rechnung.

Die Folge: Rechnung ist formal fehlerhaft.

Die Lösung: Ihre Steuernummer gehört in die Kopf- oder Fußzeile.

Fehler 5: Umsatzgrenzen überschreiten

Das Problem: Sie überschreiten 22.000 € Jahresumsatz - ohne es zu merken.

Die Folge: Rückwirkende Umsatzsteuerpflicht!