Freiberufler Rechnung erstellen - Anleitung & Muster

Freiberufler vs. Gewerbetreibende: Unterschiede bei Rechnungen

Freiberufler und Gewerbetreibende haben unterschiedliche rechtliche Rahmenbedingungen. Diese wirken sich auch auf die Rechnungsstellung aus.

Wer gilt als Freiberufler?

Katalogberufe (§18 EStG):

• Ärzte, Zahnärzte, Heilpraktiker
• Rechtsanwälte, Notare, Steuerberater
• Architekten, Ingenieure
• Journalisten, Dolmetscher
• Künstler, Schriftsteller

Ähnliche Berufe:

• IT-Berater (bei beratender Tätigkeit)
• Coaches und Trainer
• Wissenschaftler, Dozenten

Unterschiede zur Gewerberechnung

Auswirkungen auf die Rechnung

Gleich:

• Alle Pflichtangaben nach §14 UStG
• Rechnungsnummer, Datum, etc.
• Umsatzsteuer (wenn nicht Kleinunternehmer)

Anders:

• Statt "Rechnung" oft: "Honorarrechnung" oder "Honorarnote"
• Keine Gewerbesteuernummer nötig
• Oft Stundensätze statt Stückpreise

Pflichtangaben für Freiberufler

Auch als Freiberufler müssen Sie die gesetzlichen Pflichtangaben nach §14 UStG beachten. Zusätzlich gibt es branchenspezifische Besonderheiten.

Die 10 Standard-Pflichtangaben

1. Vollständiger Name (Vor- und Nachname oder Praxisname)
2. Vollständige Anschrift (Straße, PLZ, Ort)
3. Steuernummer oder USt-IdNr.
4. Name und Anschrift des Kunden
5. Rechnungsdatum
6. Fortlaufende Rechnungsnummer
7. Beschreibung der Leistung (detailliert!)
8. Leistungszeitraum oder -datum
9. Nettobetrag, USt.-Satz, USt.-Betrag, Bruttobetrag
10. Ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung

Besonderheiten bei freiberuflichen Leistungen

Leistungsbeschreibung detailliert:

❌ "Beratungsleistungen" ✓ "Steuerberatung für Jahresabschluss 2025, inkl. Analyse der Buchführung und Erstellung der Steuererklärung"

Bei Projekten:

• Projektnummer/-name angeben
• Bezug auf Angebot/Vertrag
• Meilensteine dokumentieren

Branchenspezifische Angaben

Ohne Umsatzsteuer (Kleinunternehmer)

Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen:

• Kein USt.-Ausweis
• Hinweis: "Gemäß §19 UStG keine Umsatzsteuer"
• Nur ein Gesamtbetrag

Stundensatz oder Pauschale abrechnen

Als Freiberufler haben Sie bei der Abrechnung verschiedene Möglichkeiten. Die Wahl hängt von der Branche, dem Projekt und den Kundenwünschen ab.

Stundenbasierte Abrechnung

Vorteile:

• Transparent für den Kunden
• Flexibel bei Mehraufwand
• Einfache Nachverfolgung

Nachteile:

• Einkommensobergrenze durch Zeit
• Kunde sieht "teure" Stunden
• Diskussionen über Zeitaufwand

So rechnen Sie ab:

Pauschale Abrechnung

Vorteile:

• Höheres Einkommenspotenzial
• Wertbasierte Bezahlung
• Kunde kennt Kosten vorab

Nachteile:

• Risiko bei Mehraufwand
• Schwer kalkulierbar am Anfang
• Scope-Creep-Gefahr

So rechnen Sie ab:

Kombination: Pauschale + Stunden

Hybrides Modell:

• Grundleistung als Pauschale
• Änderungen/Extras nach Aufwand

Beispiel:

Tipps zur Wahl

• Routine-Aufgaben: Pauschale (Sie werden schneller)
• Neue Projekte: Stundensatz (Unsicherheit abfedern)
• Kreative Arbeit: Pauschale (Wert, nicht Zeit verkaufen)
• Beratung: Stundensatz (Zeit = Geld)

Reisekosten und Auslagen weiterberechnen

Als Freiberufler haben Sie oft Auslagen, die Sie an den Kunden weiterberechnen. Die korrekte Abrechnung ist wichtig für die Akzeptanz beim Kunden und die Steuer.

Typische Auslagen

• Reisekosten: Fahrt, Hotel, Verpflegung
• Materialkosten: Software, Lizenzen, Verbrauchsmaterial
• Fremdleistungen: Subunternehmer, Druckkosten
• Spesen: Porto, Telefon, Kopien

Reisekosten korrekt abrechnen

Kilometerkosten (eigenes Fahrzeug):

• Pauschale: 0,30 €/km (steuerlich anerkannt)
• Oder: Tatsächliche Kosten (mit Nachweis)

Bahnfahrten:

• Ticketkosten 1:1 weiterberechnen
• Aufschlag möglich (Organisationsaufwand)

Hotelübernachtungen:

• Tatsächliche Kosten
• Oder: Pauschale lt. Vertrag

Verpflegungsmehraufwand:

• Bei Abwesenheit von mehr als 8 Stunden
• Pauschalen: 14 € (8-24 Std.) / 28 € (24+ Std.)

Darstellung auf der Rechnung

Variante 1: Durchlaufende Posten (steuerneutral)

Auslagen werden 1:1 ohne eigene USt. weiterberechnet.

Variante 2: Eigene Leistung mit USt.

Auslagen werden mit Aufschlag und USt. berechnet.

Tipps zur Auslagenabrechnung

• Vorher klären: Was wird erstattet? Wie?
• Belege aufbewahren: 10 Jahre (GoBD)
• Im Vertrag regeln: Pauschalen oder Nachweis?
• Transparenz: Auslagen separat ausweisen

Umsatzsteuer: Regelbesteuerung vs. Kleinunternehmer

Als Freiberufler haben Sie bei der Umsatzsteuer grundsätzlich zwei Optionen - wenn Sie unter den Grenzen liegen.

Kleinunternehmerregelung (§19 UStG)

Voraussetzungen:

• Vorjahresumsatz: max. 22.000 € brutto
• Erwarteter Jahresumsatz: max. 50.000 € brutto

Auf der Rechnung:

• Keine USt. ausweisen
• Hinweis: "Gemäß §19 UStG keine Umsatzsteuer"

Für wen sinnvoll?

• Privatkunden (keine Vorsteuer-Relevanz)
• Geringer Wareneinkauf
• Wunsch nach einfacher Buchhaltung

Regelbesteuerung

Für alle, die:

• Über den Grenzen liegen
• Freiwillig auf §19 verzichten
• Vorsteuer geltend machen wollen

Auf der Rechnung:

• Netto + USt. (19% oder 7%) + Brutto
• Keine Sonderhinweise nötig

Befreite Leistungen (ohne Wahl)

Einige freiberufliche Leistungen sind umsatzsteuerfrei nach §4 UStG:

Auf der Rechnung:

"Umsatzsteuerfrei gemäß §4 Nr. 14 UStG"

Entscheidungshilfe

USt-Voranmeldung

Bei Regelbesteuerung:

• Monatlich (bei >7.500 € USt./Jahr)
• Quartalsweise (bei ≤7.500 € USt./Jahr)
• Frist: 10. des Folgemonats

Innergemeinschaftliche Leistungen (EU)

Als Freiberufler können Sie auch Kunden im EU-Ausland haben. Hier gelten besondere Regeln für die Umsatzsteuer.

Das Reverse-Charge-Verfahren

Bei B2B-Dienstleistungen an EU-Unternehmen gilt:

• Sie berechnen keine USt.
• Der Kunde führt die USt. in seinem Land ab

Voraussetzung:

• Kunde hat gültige USt-IdNr.
• Sie haben eine USt-IdNr.

Pflichtangaben auf der Rechnung

1. Ihre USt-IdNr. (nicht nur Steuernummer!)
2. USt-IdNr. des Kunden (zwingend prüfen!)
3. Hinweis: "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge)"

Muster: Rechnung an EU-Kunde

An: Design Agency S.L. Calle Mayor 15 28001 Madrid, Spanien

USt-IdNr.: ES B12345678

Rechnungsbetrag: 3.500,00 €

Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß §13b UStG (Reverse Charge). Die Umsatzsteuer ist vom Leistungsempfänger zu entrichten.

USt-IdNr. prüfen

Vor jeder Rechnungsstellung an EU-Kunden:

1. USt-IdNr. beim MIAS-System prüfen
2. Screenshot als Nachweis speichern
3. Nur bei gültiger Nummer: Reverse Charge anwenden

Zusammenfassende Meldung

Bei EU-Umsätzen müssen Sie:

• Quartalsweise eine ZM abgeben
• An Ihr Finanzamt
• Mit allen EU-Kunden + Beträgen

Nicht-EU-Kunden (Drittland)

Bei Kunden außerhalb der EU (z.B. Schweiz, USA):

• Grundsätzlich nicht steuerbar in DE
• Kein deutscher USt.-Ausweis
• Prüfen Sie die Steuerregeln im Zielland!

Professionelles Rechnungsdesign

Als Freiberufler sind Sie Ihre eigene Marke. Ihre Rechnung sollte professionell aussehen und Ihre Kompetenz widerspiegeln.

Elemente einer professionellen Rechnung

Kopfbereich:

• Logo (optional, aber empfohlen)
• Name/Firmenbezeichnung prominent
• Kontaktdaten vollständig
• Eventuell Farbakzent passend zur CI

Rechnungsdetails:

• Klare Überschrift: "Rechnung" oder "Honorarrechnung"
• Alle Details auf einen Blick (Nummer, Datum, Fälligkeit)

Positionen:

• Übersichtliche Tabelle
• Ausreichend Weißraum
• Leserliche Schrift (min. 10pt)

Summenblock:

• Rechtsbündig
• Hervorgehobener Gesamtbetrag

Footer:

• Bankverbindung
• Steuer-/USt-IdNr.
• Ggf. Berufsbezeichnung

Design-Tipps

Schriften:

• Maximal 2 Schriftarten
• Serifenlose für Überschriften (modern)
• Serif oder Sans-Serif für Fließtext

Farben:

• Hauptfarbe aus Ihrem Branding
• Dezent einsetzen (Akzente)
• Nicht zu bunt - professionell!

Layout:

• DIN A4 (für Druck optimiert)
• Ausreichend Rand (15-20mm)
• Logische Leserichtung

Muster-Layout

┌──────────────────────────────────────────┐
│  [LOGO]              Max Mustermann      │
│                      Freier Texter       │
│                      Schreibweg 12       │
│                      10115 Berlin        │
├──────────────────────────────────────────┤
│                                          │
│  An:                                     │
│  Kunde GmbH                              │
│  Beispielstraße 1                        │
│  20095 Hamburg                           │
│                                          │
│  HONORARRECHNUNG                         │
│                                          │
│  Rechnungsnummer: 2026-001               │
│  Rechnungsdatum:  15.01.2026             │
│  Leistungszeitraum: Januar 2026          │
│                                          │
├──────────────────────────────────────────┤
│  Pos │ Beschreibung          │   Betrag  │
│──────┼───────────────────────┼───────────│
│   1  │ Texterstellung Blog   │   400,00 €│
│   2  │ Lektorat              │   150,00 €│
├──────────────────────────────────────────┤
│                      Netto │   550,00 € │
│                 zzgl. 19% MwSt. │ 104,50 €│
│               ══════════════════════════ │
│                   GESAMT │   654,50 € │
├──────────────────────────────────────────┤
│  Bankverbindung: DE89 3704 0044 0532     │
│  Steuernummer: 12/345/67890              │
└──────────────────────────────────────────┘

Digitales Versenden

• PDF-Format für Unveränderbarkeit
• Dateiname: "Rechnung_2026-001_Kunde.pdf"
• E-Mail kurz und professionell

Zahlungserinnerung und Mahnungen

Leider zahlen nicht alle Kunden pünktlich. Als Freiberufler sollten Sie ein strukturiertes Mahnwesen haben.

Zahlungsziele setzen

Standard-Zahlungsziele:

• 14 Tage (üblich)
• 30 Tage (bei größeren Kunden)
• Sofort (bei Privatpersonen)

Auf der Rechnung angeben:

Zahlbar innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum. Fälligkeitsdatum: 29.01.2026

Der Mahnprozess

Stufe 1: Zahlungserinnerung (nach Fälligkeit)

• Freundlicher Ton
• Eventuell nur per E-Mail
• Keine Mahngebühren

Stufe 2: 1. Mahnung (7-14 Tage später)

• Formeller Ton
• Neue Frist setzen (7-10 Tage)
• Mahngebühren möglich (5-10 €)

Stufe 3: 2. Mahnung (weitere 7-14 Tage)

• Deutlicher Ton
• Hinweis auf Konsequenzen
• Verzugszinsen berechnen

Stufe 4: Letzte Mahnung / Inkasso-Androhung

• Ankündigung rechtlicher Schritte
• Letzte Frist (5-7 Tage)
• Danach: Inkasso oder Anwalt

Verzugszinsen berechnen

Gesetzliche Regelung:

• Privatkunden: 5 Prozentpunkte über Basiszinssatz
• Geschäftskunden: 9 Prozentpunkte über Basiszinssatz

Aktueller Basiszinssatz (2026): ca. 3,37%

Berechnung:

Rechnungsbetrag: 1.000 € Verzugstage: 30 Zinssatz (B2B): 3,37% + 9% = 12,37%

Zinsen: 1.000 € × 12,37% × (30/365) = 10,16 €

Muster: Zahlungserinnerung

Betreff: Zahlungserinnerung - Rechnung 2026-001

Sehr geehrte Damen und Herren,

sicher ist es Ihrer Aufmerksamkeit entgangen, dass die Rechnung Nr. 2026-001 vom 15.01.2026 über 654,50 € noch offen ist.

Bitte überweisen Sie den Betrag in den nächsten Tagen auf das bekannte Konto.

Falls Sie bereits gezahlt haben, betrachten Sie diese Erinnerung als gegenstandslos.

Mit freundlichen Grüßen

Tipps gegen Zahlungsausfall

• Vorher prüfen: Bonität bei Neukunden
• Anzahlung: Bei größeren Projekten 30-50%
• Meilensteine: Teilzahlungen bei langen Projekten
• Factoring: Forderungen verkaufen (bei hohem Volumen)